Latvijas Kvalitātes Biedrība

Iekšējais auditors kā organizācijas iekšējais treneris

Dz.Putnis,
SIA "Leilands un Putnis" valdes priekšsēdētājs

Mūsdienu straujajā tehnoloģiju, sistēmu attīstības un informācijas aprites laikmetā prasības iekšējo auditu kvalitātei arvien palielinās. Audits jau sen vairs nav tikai pārbaude, kas tiek veikta formalitātes pēc, lai iesniegtu kārtējo atskaiti. Mūsdienās prasības auditora kvalifikācijai arvien pieaug, un īpaši svarīgas ir tieši auditora profesionālās iemaņas, kompetence, kuru iespējams pilnveidot vien praktiskā darbā – īstenojot auditus.

Auditora darbs ietver daudz vairāk prasmju un iemaņu, kā iesākumā varētu šķist. Pastāv uzskats, ka auditors nereti traucē citu darbam, pieprasot lielu apjomu dažādas informācijas par to, kā notiek svarīgākie procesi organizācijās, kā darbojas sistēmas u.tml. Tomēr mūslaiku straujā tehnoloģiju attīstība, nemitīgā informācijas aprite un aizvien pieaugošais sistēmu skaits pieprasa arvien labāku auditora sagatavotību un lielāku kompetenci, turklāt ne vien tehniskā līmenī, bet arī komunikācijas kontekstā, sadarbības veidošanā un citās jomās. Kādas prasmes nepieciešamas iekšējam auditoram un kas ir labs auditors? Par to šajā rakstā.

Vispirms vēlos uzsvērt, ka iekšējā audita nepieciešamība un kvalitāte lielā mērā ir atkarīga no organizācijas (uzņēmuma, valsts pārvaldes iestādes vai cita veida organizācijas) vadītāja izpratnes par audita ieguvumiem. Organizācijas augstākajai vadībai, pirmkārt, jāapzinās audita pievienotā vērtība un tā reālais pienesums organizācijas procesu, sistēmu un tās darbības pilnveidošanā kopumā. Iekšējais audits var būt patiesi noderīgs instruments ne tikai ikdienas darbā, bet organizācijas virzībā un attīstībā ilgtermiņā. Ja vadība apzinās audita lomu organizācijas darbības attīstībā, tad to visnotaļ var uzskatīt par zaļo gaismu auditora darbam un iekšējā audita funkcijas novērtēšanu.

Prasmes dažādās jomās

Auditoram nepieciešamas prasmes un zināšanas ne tikai auditēšanā, ziņojumu sagatavošanā un liela apjoma informācijas apstrādē, bet arī citās, jomās – komunikācijā, saskarsmē, laika vadībā, likumdošanā, psiholoģijā u.c. Tā kā audita rezultāts lielā mērā atkarīgs no auditoru un auditējamo sadarbības, tad mēs noteikti varam runāt par auditora izpratni par cilvēcīgajām īpašībām, komunikācijas un psiholoģijas zināšanām. Lai izveidotos atklāta saruna, vispirms abu sarunu partneru starpā jāpanāk uzticēšanās. Līdz ar to jābūt iemaņām sarunas uzsākšanā, abpusējas sadarbības veidošanā, jāizprot jautājumu uzdošanas tehnika un veiksmīgas komunikācijas pamatprincipi, kā arī jāievēro konfidencialitāte un ētiskums. Ne vienmēr auditēšanas laikā viss rit gludi, tādēļ būtu vēlams, ka auditoram piemistu zināšanas arī par rīcību situācijās pretēju viedokļu gadījumā, konfliktu risināšanā, sarunu partnera noskaņošanā uz abpusēji veiksmīgu komunikāciju. Tātad jābūt dialoga veidošanas un attīstīšanas prasmei. Ne mazāk svarīgas ir arī prezentēšanas iemaņas, kas būs noderīgas audita rezultātu atspoguļošanā organizācijas vadībai. Auditoram jābūt izpratnei, pieredzei un idejām arī par to, kā izmantot atbildes, lai iegūto informāciju apstrādātu un pasniegtu mērķa auditorijai saprotamā veidā, lai šī informācija būtu praktiski pielietojama. Pasniegšanas veids parasti ir atšķirīgs zemāka līmeņa darbiniekiem un augstākajai vadībai, atšķiras arī mutiskie ziņojumi no rakstiskajiem. Rakstiskais ziņojums ir tas, kas paliek pēc audita pabeigšanas, tāpēc auditoram jāmāk sastādīt faktus saturošus, konkrētus ziņojumus, kuru jēgu izpratīs arī tas, kurš nav bijis klāt auditā. Īpaša prasme ir veidot koncentrētus ziņojumus, kuri tajā pašā laikā atspoguļo svarīgākās audita norises un atklājumus. Nereti auditori koncentrējas tikai uz negatīvajiem atklājumiem – neatbilstībām, līdz ar to var izveidoties nepareizs priekšstats par sistēmas darbību. Vispusīgam ziņojumam jāietver arī pozitīvie atklājumi – kas labi darbojas sistēmā, kādas ir stiprās puses. Tāpat iesaku neaizrauties ar apjomīgu tekstu sagatavošanu, tas atņem laiku gan to sagatavošanā, gan tiem, kas to lasa.

Vēl viena svarīga prasme auditoriem – redzēt un izprast sistēmu kopumā – kā tā palīdz sasniegt nospraustos mērķus. Ir reizes, kad auditori koncentrējas uz atsevišķām norisēm, bet neizprot – kā tās saistītas viena ar otru, kā mijiedarbojas vienotā sistēmā. Tā ir iemaņa, ko apgūst praksē un vieglāk tas izdodas vadītājiem. Tāpēc arī ieteicams, ka organizācija kā iekšējos auditorus nodarbina savus vadītājus.

Pēc komunikācijas kompetencēm varam runāt par auditora tehnisko prasmju nepieciešamību – standarta prasību pārzināšanu un pareizu piemērošanu. Standarta prasību interpretācija (piemērošana) konkrētajām situācijām vienmēr ir bijis “strīdus ābols”. Katrs auditors auditē, ņemot vērā savu līdzšinējo pieredzi un uzskatus, kuri var nesakrist ar auditējamā viedokli un darbības praksi. Jāatceras, ka tikai pamatojoties uz audita kritērija ( noteikta standarta, likuma, noteikumu) prasībām var pareizi novērtēt audita atklājumu. Diemžēl praksē nākas sastapties ar gadījumiem, kad auditori izdomā prasības. Auditējamam šādā gadījumā nevajadzētu mīļā miera labad piekrist auditora viedoklim, bet pieprasīt izskaidrojumu – uz ko pamatojoties auditors uzskata, ka atklājums satur neatbilstību.

Audita veikšanā nedrīkstam aizmirst, ka svarīgi ir tas, kādā veidā tiek pasniegta informācija, jo informāciju var pasniegt ļoti dažādi. Ieteicams iesākt ar paslavēšanu, turpināt sarunu par pilnveidojamajām jomām, turklāt pasniedzot to vairāk kā iespēju un izaicinājumu, nevis problēmu. Sarunas noslēgumā tāpat ir vērts atgriezties pie pozitīvajiem aspektiem – pie auditējamā ieguldījuma audita veikšanā un organizācijas darbībā kopumā. Ikvienam auditoram ieteiktu auditu uztvert kā sadarbības veidu, kas palīdz organizācijai pilnveidot savu darbību. Sadarbība un pilnveidošanās ir atslēgas vārdi auditēšanas procesā.

Pilnveidojamais auditora darbā

Praksē ir novērotas dažādas auditora darba jomas, kas prasa pilnveidošanos. Manuprāt, visbūtiskākais trūkums ir nespēja redzēt kopainu – kā darbojas sistēma kopumā un kas jāpilnveido organizācijas kopējā darbībā. Lai pareizi noteiktu prioritātes, ir nepieciešams redzēt kopainu, un to, kādus aspektus uzlabojot, ātrāk iespējams nonākt pie sagaidāmā rezultāta.

Kā otru jāizceļ sagatavošanos auditam. Praksē bieži vēroju, ka auditori nav veltījuši pietiekamu laiku audita sagatavošanai. Līdz ar to auditā auditors cenšas izprast, kas vispār notiek auditējamajā jomā, nevis pārliecinās par izvēlēto piemēru atbilstību noteiktajām prasībām. Faktiski tiek izniekots laiks.

Kā trešo pilnveidojamo jomu jāatzīmē saturīgu, īsu, bet faktus saturošu ziņojumu rakstīšanu. Saprotams un faktus saturošs ziņojums taupīs laiku gan auditējamam, gan auditoram: auditējamam nevajadzēs lūgt papildus skaidrošanu, kas tad īsti auditora uzskatā nav bijis atbilstošs, kāpēc auditors uzskata atklājumu par neatbilstību; auditoram līdz ar to nevajadzēs sniegt papildus skaidrojumus.

Auditoram ir jāattīsta praktiskās iemaņas, izpratne par dažādām sistēmām un to darbību kopumā, instrumenti un metodes darbības efektivitātes celšanai. Ir organizācijas, kas iekšējo auditu veic 1-2 reizes gadā. Jāatzīst, ka tik reti veicot auditus auditoram nav iespējams uzturēt kompetenci un attīstīt auditēšanas iemaņas. Kā jebkurā darbā, arī auditā nepieciešama regulāra praktizēšanās, ja vēlamies, lai tam veltītais laiks nebūtu izniekots, būtu efektīvs. Šobrīd visām organizācijām ir izaicinājums panākt efektīvāku darbību, un nesagatavoti, neprasmīgi auditi parasti ir gan auditora, gan auditējamā laika izniekošana.

Piekrītu uzskatam, ka auditu nevajadzētu veikt vienīgi formalitātes pēc. Tas varētu radīt situāciju, ka organizācija tikai tērēs resursus, bet reālu ieguvumu nebūs. Mana pārliecība – ja auditors kaut ko dara, tad tam jārada vērtība organizācijai.

Tomēr šeit jāatgriežas pie sākotnēji teiktā – vispirms pašam organizācijas vadītājam jābūt izpratnei par audita nepieciešamību un ieguvumiem. Viņam jāsaprot, ka audits ir reāls instruments organizācijas darbības pilnveidošanā. Arī ISO9001 standartā ir prasība audita rezultātus analizēt augstākās vadības līmenī – tas liecina par audita nozīmīgumu un tā lomu kopējā organizācijas darbībā.

Audita nākotne

Pasaule mainās un pieeja auditiem arī mainās. Tas var mainīt formu – piemēram, jau šobrīd tiek izmantoti attālinātie auditi, auditoram ar auditējamo komunicējot caur IT rīkiem. Organizācijās, kuras atrodas dažādās vietās, kuras ir attālus viena no otras, tas palīdz taupīt laiku un resursus.

Iespējams, ka kopējais laiks audita veikšanai tiks atvēlēts mazāks – tas notiks operatīvāk un ar racionālāku pieeju, tāpēc tik svarīga ir laba sagatavošanās pirms audita norises no auditora puses.

Tomēr audits vienmēr būs kā skats no malas, kas atbild uz jautājumiem “vai notiek tā, kā paredzēts? ”, “vai tas ir labākais veids, kā mēs šo procesu īstenojam?”, “kas traucē mums sasniegt labāku rezultātu?”.

Domāju, ka arvien vairāk organizācijās iekšējais auditors būs kā “iekšējais treneris”, kas palīdz izvērtēt veikto darbību efektivitāti, mijiedarbību ar citiem, izskaidro prasības un to pamatotību, palīdz izvērtēt uzlabojumu iespējas un labi paveiktās lietas.

Jāatceras, ka labi sagatavots un veikts audits vienmēr būs instruments vadītājiem organizācijas konkurētspējas celšanā!